Mẫu họp cải tiến

Buổi này để làm gì

Cuối mỗi sprint, cả đội dừng 60 phút để trả lời một câu: cách ta làm việc có gì cần đổi?

Đây không phải buổi báo cáo tiến độ, không phải buổi review sản phẩm, không phải buổi đánh giá cá nhân. Nó là chặng shift left áp dụng cho chính quy trình: sửa cách làm trước khi cách làm đó tiếp tục sinh ra lỗi ở sprint sau.

Một buổi cải tiến mà kết thúc bằng "lần sau cố gắng hơn" là một giờ bị mất. Buổi này chỉ có giá trị khi nó tạo ra thay đổi quan sát được trong sprint kế tiếp.

Ai dự

Vai trò	Bắt buộc
Toàn bộ đội phát triển	Có
Người điều phối buổi họp	Có, luân phiên từng sprint
Chủ sản phẩm	Có
Quản lý cấp trên của đội	Không, trừ khi đội mời

Dòng cuối là có chủ đích. Sự có mặt của người quyết định lương làm người ta nói giảm đi. Nếu buổi cải tiến cần chuyển gì lên trên, người điều phối chuyển sau buổi họp.

Luật của buổi họp

1. Không truy trách nhiệm cá nhân. Nói về việc và về quy trình, không nói về người. Thay "anh A quên chạy test" bằng "ta không có gì chặn khi test chưa chạy".
2. Mọi người nói trước khi tranh luận. Vòng đầu mỗi người nói, không ai ngắt.
3. Người điều phối không phải người nói nhiều nhất. Vai trò là giữ nhịp và giữ luật.
4. Những gì nói trong phòng ở lại trong phòng, trừ các hành động đã chốt.
5. Không kết thúc buổi họp mà không có hành động. Xem phần cuối.

Chuẩn bị trước buổi họp

Người điều phối chuẩn bị sẵn, dán lên đầu biên bản, để buổi họp bàn trên dữ liệu chứ không bàn trên cảm giác:

Số liệu của sprint	Giá trị
Số hạng mục cam kết / hoàn thành
Số việc chen ngang giữa sprint
Số bug lọt ra sau khi merge
Số lần branch main đỏ, và thời gian đỏ lâu nhất
Thời gian trung bình từ mở pull request tới merge
Số sự cố trên production, mức cao nhất

Nguồn: xem chỉ số chất lượng và đo lường sản phẩm.

Mẫu biên bản

# Họp cải tiến — Sprint <số> — <ngày>

Người điều phối: <tên>
Có mặt: <danh sách>

## Số liệu sprint
<dán bảng ở trên, đã điền>

## Việc gì đã chạy tốt, nên giữ
- <mục>
- <mục>

## Việc gì gây khó
| Khó khăn | Ảnh hưởng | Ai gặp |
|---|---|---|
| | | |

## Điều gì làm ta ngạc nhiên
- <thứ diễn ra khác dự đoán, theo hướng tốt hoặc xấu>

## Đào một nguyên nhân gốc
Vấn đề chọn: <một vấn đề duy nhất, đội bình chọn>
Vì sao 1: ...
Vì sao 2: ...
Vì sao 3: ...
Vì sao 4: ...
Vì sao 5: ...
Nguyên nhân gốc: <thường nằm ở quy trình hoặc công cụ, không nằm ở người>

## Ba hành động cho sprint tới
| # | Hành động | Người chịu trách nhiệm | Hạn | Dấu hiệu biết là xong |
|---|---|---|---|---|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |
| 3 | | | | |

## Đối chiếu hành động của sprint trước
| Hành động kỳ trước | Trạng thái | Nếu chưa xong: vì sao |
|---|---|---|
| | | |

## Việc phải chuyển lên trên đội
- <thứ đội không tự quyết được>

Vì sao đúng ba hành động

Không phải một, vì một thì quá ít để tạo đà. Không phải mười, vì mười thì không cái nào được làm.

Ba hành động, mỗi cái có một người tên riêng — không phải "cả đội", không phải "team backend" — và một hạn nằm trong sprint tới. Hành động nào không chẻ được thành việc làm trong hai tuần thì chẻ tiếp, hoặc không nhận.

Ba hành động này được đưa vào sprint như hạng mục công việc thật, chiếm sức chứa thật. Việc cải tiến nằm ngoài sprint là việc sẽ không bao giờ được làm.

Phần quan trọng nhất: đối chiếu kỳ trước

Bảng cuối biên bản là thứ quyết định buổi cải tiến có thật hay chỉ là nghi lễ.

Mở đầu mỗi buổi bằng việc đọc lại ba hành động kỳ trước và đánh dấu xong hay chưa. Nếu hai kỳ liên tiếp có hành động chưa xong mà không có lý do rõ, thì vấn đề cần bàn trong buổi hôm đó chính là vì sao đội không làm được điều mình đã tự chốt — không phải các vấn đề mới.

Khi không ai nói gì

Im lặng trong buổi cải tiến gần như không bao giờ nghĩa là mọi thứ ổn. Nó thường nghĩa là người ta không tin nói xong sẽ thay đổi được gì, hoặc từng nói và bị coi là phàn nàn.

Ba cách gỡ:

• Viết trước rồi mới nói: mỗi người 5 phút viết riêng, sau đó đọc lên. Người ngại nói vẫn góp được.
• Hỏi cụ thể thay vì hỏi chung: "Tuần này có lúc nào em phải chờ người khác quá nửa ngày không?"
• Người điều phối nêu một vấn đề thật của chính mình trước, để mở đường.

Và cách gỡ bền nhất: làm cho xong ba hành động của kỳ trước. Không có gì khiến người ta nói thật bằng việc thấy lần trước nói đã dẫn tới thay đổi.

Nhịp lớn hơn

Mỗi quý, thay một buổi cải tiến sprint bằng buổi nhìn lại cả quý: đọc lại toàn bộ hành động của các sprint trong quý, xem chỉ số chất lượng theo xu hướng, và xem lại sức khoẻ đội ngũ. Buổi này dài 2 giờ và được phép bàn tới những thứ không sửa xong trong một sprint.