Tổ chức công việc
Ưu tiên công việc
Cách xếp thứ tự khi việc nhiều hơn người. Có công thức để so sánh, có luật cứng cho vài loại việc, và có nguyên tắc thêm vào thì phải lấy ra.
Nội dung bài
Thuật ngữ trong bài (4)
Sự thật phải chấp nhận trước
Danh sách việc luôn dài hơn sức làm. Điều này không bao giờ hết, dù tuyển thêm bao nhiêu người. Vậy nên công việc của người quản lý không phải là làm cho danh sách ngắn lại, mà là xếp đúng thứ tự và nói "không" một cách có lý do.
Không ưu tiên cũng là một lựa chọn — lựa chọn để ai to tiếng nhất thì được làm trước.
Luật cứng: bốn loại việc luôn đứng trước
Xếp theo thứ tự này, không thương lượng:
- Sự cố đang ảnh hưởng người dùng. App crash, không gửi được tin nhắn, không chốt được đơn. Dừng mọi thứ.
- Lỗ hổng bảo mật hoặc rò rỉ dữ liệu. Kể cả khi chưa ai khai thác.
- Thứ chặn cả đội. Máy build hỏng, môi trường test chết, quality gate tự động sai.
- Nợ kỹ thuật đã chạm ngưỡng báo động. Xem rủi ro và nợ kỹ thuật.
Bốn loại này chiếm chỗ trước, phần còn lại của sức chứa mới đem ra xếp hạng.
Cho phần còn lại: bốn câu hỏi
Mỗi hạng mục cho điểm theo bốn câu, rồi tính:
| Yếu tố | Câu hỏi | Thang |
|---|---|---|
| Phạm vi ảnh hưởng | Bao nhiêu người dùng chạm vào trong một tháng? | Số người ước tính |
| Mức tác động | Với mỗi người, nó cải thiện bao nhiêu? | 3 lớn, 2 vừa, 1 nhỏ, 0,5 rất nhỏ |
| Độ tin cậy | Ta chắc chắn tới đâu về hai con số trên? | 100% có dữ liệu, 80% có căn cứ, 50% phỏng đoán |
| Công sức | Bao nhiêu ngày công? | Số ngày người |
Điểm ưu tiên = (Phạm vi × Tác động × Độ tin cậy) / Công sức
Con số này không phải để quyết thay người. Nó để làm ba việc: buộc phải nói ra giả định, lộ ra chỗ ta đang đoán mò (độ tin cậy thấp), và biến tranh luận cảm tính thành tranh luận về một con số cụ thể.
Khi hai hạng mục điểm sát nhau thì đừng cãi nhau về thập phân — chọn cái học được nhiều hơn.
Vai trò của shift left trong ưu tiên
Một hạng mục nào giúp bắt lỗi sớm hơn thì được cộng điểm, vì lợi ích của nó lặp lại mãi chứ không dùng một lần:
- Thêm test tự động cho luồng hay hỏng.
- Rút ngắn thời gian chạy quality gate tự động.
- Thêm cảnh báo để biết trước khi người dùng than.
- Sửa một chỗ trong quy trình khiến yêu cầu hay bị hiểu sai.
Cách tính đơn giản: ước tính số giờ tiết kiệm mỗi tháng, nhân với số tháng còn lại của dự án. Những việc này thường thua các tính năng ở vòng đầu và thắng đậm khi tính tới đường dài.
Nguyên tắc thêm vào thì phải lấy ra
Sức chứa của một sprint là con số cố định. Khi có việc mới muốn chen vào giữa sprint:
- Hỏi: có phải loại 1 tới 4 ở trên không? Nếu phải, chen ngay.
- Nếu không, hỏi: việc nào đi ra để nhường chỗ?
- Chủ sản phẩm chọn việc đi ra. Không chọn thì việc mới nằm chờ sprint sau.
Không có cách thứ ba. "Cố làm cả hai" là cách nói khác của "làm ẩu cả hai, và trễ cả hai".
Ghi lại mọi lần chen ngang. Cuối quý nhìn lại, nếu chen ngang chiếm hơn 20% sức chứa thì vấn đề nằm ở khâu lập kế hoạch, không nằm ở đội.
Dành sẵn chỗ cho việc không tên
Mỗi sprint, chỉ cam kết khoảng 70% sức chứa. Phần còn lại dành cho:
- Việc gấp phát sinh.
- Hỗ trợ người dùng, điều tra lỗi lẻ.
- Sửa nợ kỹ thuật nhỏ gặp trên đường.
- Ước lượng sai — và ước lượng luôn sai.
Đội nào cam kết 100% sức chứa thì hoặc là trễ đều đặn, hoặc là đang âm thầm cắt chất lượng. Cả hai đều tệ hơn cam kết ít mà giữ lời.
Nói không cho đàng hoàng
Từ chối không phải là "không làm". Mẫu câu:
Việc này hiện xếp sau [ba việc cụ thể] vì [lý do so sánh]. Nếu anh thấy nó quan trọng hơn, ta đổi: đẩy [việc X] sang sprint sau để lấy chỗ. Anh quyết giúp em.
Cách nói này chuyển cuộc trò chuyện từ "có làm hay không" sang "đánh đổi cái gì", và đặt quyết định vào đúng tay người có quyền quyết.